Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Suomen Vakuutusmeklariliitto ry (jäljempänä ”Meklariliitto”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Meklariliitto vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Suomen Vakuutusmeklariliitto ry
Y-tunnus: 0893891-7
Osoite: Kyllikinportti 2, 00240 Helsinki

Yhteyshenkilö: Jasmina Ketola, jasmina.ketola@yrittajat.fi

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Keräämme henkilötietojasi eri tavoin. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi;
• saamme muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postinosoitetietojärjestelmä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot: sähköposti, osoite ja puhelinnumero, asiointikieli, työnantaja, tehtävänimike/titteli
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenyhdistys, jäsenyhdistyksenliittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, jäsenmaksutiedot, laskutusosoite
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• luottamustehtävät Meklariliitossa sekä jäsenyhdistyksissä, luottamusmiestiedot ja muut henkilöstöedustajaroolit liiton neuvottelujärjestöissä
• tapahtumiin ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot;
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

3.HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Jäsenpalveluihin kuuluvat esimerkiksi verkkokoulutukset, webinaarit, valmennukset ja muut tapahtumat. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseemme jäsensuhteeseen.

2. Jäsenviestintä

Olemme sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista, tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita ja tiedottaaksemme tapahtumista. Käsittelemme sinun henkilötietojasi myös jäsenkyselyitä ja palautteen pyytämistä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua. Sinulla on oikeus kieltäytyä yleisen jäsenviestinnän vastaanottamisesta. Meillä on kuitenkin velvollisuus informoida sinua pakollisista jäsenyyteesi liittyvistä tiedoista.

3. Lakien noudattaminen

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

4. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnöntoteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• tapahtumajärjestäjille tapahtumailmoittautumisesi yhteydessä, mikäli se on tarpeellista osallistumisten hallinnoimiseksi;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukaisesti.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Säilytämme henkilötietoja jäsensuhteen ajan. Säilytämme henkilötietoja tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytämme jäsenyyteen ja jäsenten neuvontaan liittyvää tietoa kuitenkin enintään 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä. Tapahtumiin liittyviä tietoja säilytämme enintään 2 vuotta tapahtumasta ja jäsenmaksutietoja sekä maksumuistutuksia enintään 6 vuotta maksun tai muistutuksen jälkeen.

7. SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/etusivu.

8. TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.svam.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

10. OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse jasmina.ketola@yrittajat.fi